Автор: Михаил Кларин

На работу растрачивается наслишько времени, сколько его имеется в распоряжении, или непринципиально какая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего же дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях.

Специалистам по управлению известна такаяя закономерность: на работу растрачивается наслишько времени, сколько его имеется в распоряжении, другими словами непринципиально какая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего же дня, которые мы предлагаем вашему внивлекию, не носят непременного нрава. Многие из их могут показаться вам легкомысленными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Ненепременно припоменять все принципы. Попробуйте применить хоть какой из их, найдите свой стиль — он вам будет наинаилучшим.

Итак, организация рабочего же времени должена соответствовать основному принципу: «Работа должена подчиняться мне, а не напротив». Правила планирования рабочего же дня можно разделить на три группы:

• правила начала дня;
• правила середины дня;
• правила окончания дня.

Правила планирования начала дня

1. Начинать день с положительным настроением. Старайтесь для каждого дня искать какое-нибудь положительное начало, потому что тот настрой, с которым вы приступите к решению грядущих задач, имеет принципиальное значение для награди успеха. Каждое утро задавайте для себя три вопросеца:

Как сей день может приблизить меня к достижению целей?
Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
Что я могу этогодня сделать для сохранения практическиго вида жизни (для поддержки практическиго здорвеевья)?
Создание положительного настроя не занимает обычно более 2-ух минут. Дайте для себя эти две минутки перед начкраопятьтом «идеалной утренней прогры».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — таковой старт может просто попортить день! Не говкричите, что у вас нет времени для нерасторопного завтрака, ведь это — вопросец установления прикричитетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, необходимо просто ранее ложиться).

3. Начинать работу в одда и то же время. Это элемент самодисциплины, методствующий мобилизации сил.

4. Переинспектировать планы дня. Воспользуйтесь методенном АБВ(АВС) -анализа или принципом Эйзенхауэпоха. Установлено, что 10минутная подготовка к рабочему дню дозволяет экономить до 2-ух часов рабочего же времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего же дня, учитывайте последующее правило: планировать необходимо менее 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категкричически ототважиться от такового «утреннего обряда», как многоразовые приветствия, прогосударствные обсуждения опослядих новостей и т. д. Социальные контакты, жеребцечно, необходимы, ну и вы — не бот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, к примеру, обеденное и опосляобеденное.

6. Вначале — главные задачи. Начинать рабглазай день следует с задач группы А, все другие дела могут подождать. Не стоит поначалу просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь изредка идет о делах, которые имеют высший прикричитет и должны быть выполнены немедлительно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, ежели он у вас есть, является принципиальным вашим партнером, когда идет речь о создании неплохих критерий для деятельности. Ему вы должны предназначить 1-ое время рабочего же дня, даже ежели это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, прикричитеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает отличность работы практическиго шефа, а ненеплохий — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненадобные для решения задач группы А бразумаги. На десктопе должено искаться слету менее 6 документов. Это психологически оправданно: во-1-х, излишние бразумаги поглощают время, а во-2-х, порядок на столе стимулиринует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, чбыстрычайно нередко принимаются безоговорочно, даже ежели они плохо укладываются в ваши планы. А необходимо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите в два раза больше времени, чем нужено для решения данной задачи; это нередко выпрогуливается легче, чем вы дразумаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им приблизительно на 3-я часть меньше времени, чем, по вашему мнению, нужено для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, ежелнет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие заведуетели склоняются к тому, чтобы занимамася все новенькими и новенькими делами, заморочеками и мысльми, и тем вызывают подобающую реакцию на свои деяния, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, чбыстрычайно нередко, поучаствовав один раз (из незапятнанного интереса) в каком-или совещании, рукошофер получает доп, не предусмотренные его планом долженности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабглаз группы и т. д. Поэтому идеальнее вэтого все деяния (письма, телефонные дискуссии, согласование сроков и т. д.) переинспектировать исходя из убеждений их нужености и небезопасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные заморочекы. На каждом предприятии, в каждом подразбитии возникают различного рода неотложные событийа илнепредвиденные ситуации. Следует держать в голове, что отжелание на так именуемые срочные событийа приводит на время к забвению запланированных принципиальных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от событий.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана понижает произшоферность. Так что, ежели во время работы вы захгостиницы сделать что-то (к примеру, позвонить по телефону), задразумайсяте, стоит это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, непременно, нужены, их периодичность и длительность индивидразумумуальны. Главное — делайте их нередко.

7. Небольшие однородные задачи группиринуйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелглазами, объединяя однородные задачи в рабглазае блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы 6 раз производите подобающую подготовку к однородной деятельности. Так что группиринуйте однородные дела в блоки, но не делайте их очень длинноватыми (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и повсевременно пытайтесь доводить начатое дело до конца. Отжелание от основной работы поглощает время, потому что при возвращении к ней вам припрогуливаетсяся вновь повторять уже изготовленное в один великолепный момент.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненнымвнезапные промежутки времени (к примеру, ожидание в приемной шефа, бесполезное совещание, на котором припрогуливаетсяся напрогуливаетсяься). Когда они возникают, задавайте для себя вопросец: «Как я могу припоменять эти минутки с чбыстрычайной полезностью?»

10. Выкраивайте размеренный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя раз в денье резервирование 1-го расслабленного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно созданийенно повысит произшоферность вашего труда. Отгородите себя на это время от снаружиго мира или при помощи секретаря, или просто закройте дверь, прчутокрительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для принципиальных, но несрочных дел, носящих длительный нрав, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролиринуйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в согласовании с принципом Парето, нередко 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время не надавливалейте его на перепроверку планов исходя из убеждений конфигурации прикричитетов.

Правила завершения рабочего же дня

1. Завершить неизготовленное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) пытайтесь завершить в течение 1-го дня. Отсрочка в их выполнении может привести к доп издержекам труда, когда вам придется угосударствять «завал».

2. Контроль за итогами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более кропотливо поговкричим в одной из последующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сопоставление наклинокенного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие обычной работы.

3. План на последующий день. Лучше вэтого план на последующий день составлять накануне вечерком. Само собой очевидно, что это не отменяет его непременной перепроверки днем.